Upphandling steg för steg

Här kan du läsa hur en upphandling i Kungsbacka kommun går till i sex steg.
  1. Förberedelsestadie, planering
  2. Annonsering och anbudsgivning
  3. Prövningsfasen: Kvalificering, prövning och utvärdering
  4. Tilldelning av kontrakt
  5. Kontraktsskrivning 
  6. Uppföljning av kontrakt 

1. Förberedelsestadie/planering

Behov av varor eller tjänster och behovsanalys

En offentlig upphandling inleds med att den upphandlande myndigheten har ett behov av en specifik vara eller tjänst, och en analys görs av hur behovet kan tillgodoses. Myndigheten ska beräkna kontraktets totala värde.

Kommungemensam upphandling görs när flera verksamheter har liknande behov, och om man ofta köper in den aktuella varan eller tjänsten. Upphandlingen leder då till ett ramavtal med kommunen.

Förfrågningsunderlag

I ett förfrågningsunderlag ska den upphandlande myndigheten beskriva vad som ska upphandlas och vilka krav som den upphandlande myndigheten ställer på leverantören. Underlaget ska också innehålla en beskrivning av hur utvärderingen av anbuden kommer att gå till och vilka andra villkor som kommer att gälla. 

Upphandlare och sakkunniga inom kommunen träffas för att göra en kravspecifikation och ett förfrågningsunderlag. 

Analys, planering och förfrågan pågår i de flesta fall under 1-4 månaders tid.

2. Annonsering och anbudsgivning

Annonsering

I princip ska all offentlig upphandling annonseras, utom direktupphandlingar. I vissa situationer behöver annonsering inte heller ske vid förenklat eller förhandlat förfarande. 

Annonseringsperioden varierar beroende på upphandlingens värde och komplexitet. Vanligtvis annonseras en upphandling i 21-52 dagar. 

Anbudsgivning

Huvudregeln är att anbud ska lämnas i skriftlig form, men upphandlande myndighet får bestämma att anbud istället lämnas elektroniskt.

3. Prövningsfasen

Kvalificering, prövning och anbudsutvärdering

Prövningsfasen innehåller olika moment:

  • Kontroll av leverantörens lämplighet - kvalificering
  • Tilldelning av kontrakt - utvärdering av anbud

Ett anbud som inkommer för sent får inte tas upp till prövning, även om förseningen har orsakats av någon annan än avsändaren eller anbudslämnaren. I lagen om offentlig upphandling, LOU 9 kap 7 §, finns också bestämmelser för hur kommunen ska ta emot och öppna anbud. Reglerna är till för att säkerställa likadana och rättvisa förutsättningar för alla anbudsgivare.

Granskningen av anbudslämnarens lämplighet görs utifrån de krav som ställs i förfrågningsunderlaget eller annonsen. Lämpligheten gäller både leverantörens ekonomiska ställning och vilken kapacitet leverantören har, tekniskt och yrkesmässigt. 

Kontraktet tilldelas enligt den utvärderingsgrund som presenterats i annons eller förfrågningsunderlag. Antingen antas det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån utvärderingskriterierna – eller det anbud som har lägst pris. 

4. Tilldelning av kontrakt

När den upphandlande myndigheten har fattat ett beslut om vilket anbud som ska antas ska leverantörerna som lämnat anbud skriftligen underrättas om detta och om skälen till beslutet. 

När myndigheten har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid, vanligtvis 10 dagar. Avtalsspärren är också en tidsgräns för övriga leverantörer att överpröva beslutet om de anser att myndigheten har brutit mot lagen. 

Överprövning

Om en leverantör anser att en upphandlande myndighet har brutit mot lagen och det leder till att leverantören har skadats, eller kan skadas av detta, kan leverantören begära överprövning av pågående upphandling. Det sker vid en förvaltningsrätt. 

Om förvaltningsrätten anser att upphandlingen strider mot LOU, lagen om offentlig upphandling och att leverantören har skadats eller kan skadas av detta, kan rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller rättas till. 

Skadestånd

Skadeståndstalan, det vill säga begäran om skadestånd, väcks i allmän domstol med tingsrätten som första instans. Talan ska normalt väckas inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt skrevs.

En utländsk leverantör har samma möjligheter som en svensk leverantör att föra talan enligt LOU.

5. Kontraktsskrivning 

Om ingen överprövning har skett kan den upphandlande myndigheten teckna avtal med antagen leverantör när avtalsspärren har passerat.

6. Uppföljning av kontrakt

Under avtalsperioden kontrollerar den upphandlande myndigheten att leverantören följer sin del av avtalet. I Kungsbacka kommun säkerställer vi att vår del av avtalet uppfylls genom e-handelssystemet där kommunens anställda lotsas till att beställa varor och tjänster från rätt avtalsleverantör.