Förtydligande om hur hemtjänsten fungerar

Med anledning av nyhetsrapporteringen i lokal media vill Vård & Omsorg förtydliga och klargöra hur insatser i hemtjänsten fungerar.

Texten uppdaterades torsdagen 21 februari klockan 14.45.

I tisdagens Norra Halland är det två artiklar om den kommunala hemtjänsten som handlar om den tillfälliga minskningen av tid hos hemtjänstkunder. Precis som det framgår i intervjun gjordes en generell förkortning av tid i samband med införandet av ett planeringsverktyg, som heter Intraphone.

Den generella förkortningen av tid på 20 procent gjordes av tekniska skäl för att få ihop en planering så att vi kunde börja använda systemet. När vi började använda systemet upptäckte vi att den lösningen inte fungerade för varken kunden eller medarbetare. Medarbetare och chefer har arbetat intensivt för att lösa problemen. Arbetet med att ta bort minskningen av tid påbörjades i förra veckan och förväntas vara helt klart inom någon vecka.

Komplext att lägga schema

Att lägga schema för hemtjänsten är mycket komplext. Den kommunala hemtjänsten utför cirka 5000 insatser varje dag till våra cirka 800 hemtjänstkunder. Verksamheten pågår dygnet runt, 365 dagar om året och dessutom måste planeringen bland annat ta hänsyn till vilka insatser en medarbetare har kompetens att utföra, önskemål från kunden och bemanning.

Fram tills mitten av januari gjordes planeringen manuellt av medarbetare men med hjälp av det nya systemet ska planeringen bli bättre och säkrare för våra kunder.

- När man inför ett nytt system så tar det tid innan det sätter sig och fungerar optimalt, man måste göra justeringar och förändringar för att hitta en långsiktig lösning som är bra för både medarbetare och kunder. Det finns inget system som fungerar perfekt från början. Systemet anpassas efter verksamheten och verksamheten måste lära sig systemet, säger Ann-Helen Svensson, verksamhetschef Kvarboende på förvaltningen för Vård & Omsorg. 

Beviljar efter behov

När en kund behöver hjälp av hemtjänsten är det biståndshandläggare som beviljar bistånd. I ett biståndsbeslut beviljas hjälp efter behov, inte tid. Myndighetsutövningen ansvarar för att följa upp beviljade bistånd för att säkerställa att kunden får sina behov tillgodosedda.
När kunden får sitt biståndsbeslut står det ingen specificerad tid för insatserna. När det sedan ska göras en planering uppskattar biståndshandläggaren hur lång tid det tar att hjälpa kunden att få sina behov tillgodosedda. Denna uppskattade tid är utgångspunkt för tidsplaneringen av insatser hos kund. Det är den tiden som kunden faktureras för, inte den exakta tid som hemtjänstpersonalen är på plats i kundens hem.

Kundens dagsform styr

Den tid det tar för att tillgodose kundens behov kan variera. Exempelvis kan den planerade tiden för en dusch vara 25 minuter. Ena gången tar det 20 minuter att utföra insatsen, en annan gång tar det 35 minuter. Det är kundens dagsform som styr. När behovet är tillgodosett är insatsen utförd. 

I den tidigare versionen av texten uttalade sig Ann-Helen Svensson om att alla kunder har fått sina insatser utförda, även under förkortningen av tiden. Det visade sig vara felaktigt. 

- Vi har nu gått igenom avvikelserapporteringarna från hemtjänsten sedan mitten av januari och ser att det är ett par insatser som uteblivit, av de cirka 5 000 insatser vi utför varje dag. Varje avvikelse och tillbud är något som vi tar väldigt allvarligt på och åtgärdar, säger Lillemor Berglund, förvaltningschef för Vård & Omsorg. 

Varje medarbetare har en skyldighet att anmäla när rutiner har brustit. Vi anmäler även oss själva till IVO, Inspektionen för vård och omsorg, när vi har gjort fel. 

Fakta Intraphone
Intraphone är ett system för planering, insatsregistrering och dokumentation för medarbetare inom hemtjänsten och vård- och omsorgsboenden. Systemet har använts i flera år inom hemtjänsten för insatsregistrering, alltså för att registrera att de varit hemma hos kunden, men också för dokumentation. Sedan januari 2019 används systemet också för planering i hemtjänsten. 
Planering handlar om att systemet skapar en daglig planering utifrån flera olika faktorer. Systemet läser bland annat in vilka kompetenser en medarbetare har för att utföra vissa insatser, vilka medarbetare som brukar besöka en kund, önskemål från kunden, vem som är kontaktperson och vilka insatser kunden ska ha. Därefter matchar systemet det mot vilka medarbetare som arbetar och vilken kompetens en medarbetarna har.
Sen 2019 kan medarbetarna även läsa kundernas genomförandeplaner i sin mobiltelefon i Intraphone. Genomförandeplanen beskriver hur kunden ska ha sina insatser. Under 2019 kommer vi även att införa en närståendetjänst i Intraphone. Det innebär att kundens anhöriga kan logga in med ett bank-id och läsa exempelvis när besök har och kommer att ske av medarbetare inom hemtjänst och på vård- och omsorgsboende. Tjänsten kan bara användas om kunden har gett sitt medgivande. 

Kontakta gärna
Lillemor Berglund, förvaltningschef Vård & Omsorg
0300-83 49 79
lillemor.berglund@kungsbacka.se