Inköp

Kungsbacka kommun köper varor och tjänster för tre miljarder kronor varje år av 3 000 leverantörer. Vi ska göra affärer som är ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbara och använda våra resurser ansvarsfullt och effektivt – så vi får mer för varje krona. En god dialog under hela inköpsprocessen skapar förutsättningar för ett lyckat inköpsarbete. Långsiktigt samarbete med våra leverantörer möjliggör att nya lösningar får en chans att utvecklas.

Kommunens inköp är ett viktigt verktyg för att stärka näringslivet 

Att som företagare ha avtal med kommunen är gynnsamt. Vi är en stabil kund som inte går i konkurs och vi arbetar långsiktigt, avtalen är ofta på fyra år. 

Många av våra upphandlingar inleder vi med en leverantörsdialog. Genom tidiga dialoger kan vi ta del av utvecklingen ur flera perspektiv. Att samverka i upphandlingarna ger stora mervärden som skapar nytta för alla parter. På så sätt kan vi fånga morgondagens lösningar och förbereda för våra framtida behov och därmed göra bättre affärer. Inbjudan till leverantörsdialog publiceras bland annat på sociala medier eller genom RFI, request for information.  

Inköpsprocessen

Genom ett gemensamt strukturerat arbetssätt skapas möjligheter att tillsammans ta ansvar för att utveckla och förbättra våra inköp. I Kungsbacka kommun har vi visualiserat inköpsprocessen enligt nedan bild. Processen visar hur allt hänger samman från att ett behov uppstår till dess att ett avtal löper ut.

Inköpsprocessen

  • Fasen förbereda – Inköpsprocessen

    +

    Förbereda 

    I denna fas av inköpsprocessen görs ett antal förberedande aktiviteter innan en upphandling startar. En övergripande långsiktig planering av kommunens inköpsbehov genomförs tillsammans med kommunens olika förvaltningar och en upphandlingsplan tas fram. Fasen förbereda leder till att det blir tydligt vad som ska upphandlas och på vilket sätt. 

    Planera

    Förvaltningen identifierar de inköpsbehov som finns för det kommande året. Dessa behov ligger sedan till grund för den kommungemensamma upphandlingsplanen. Vissa utvecklingsinitiativ behöver hanteras via den kommungemensamma funktionen Nytt behov. Kommunens upphandlingsplan innehåller samtliga kommande upphandlingar, både nya upphandlingar och ramavtal som löper ut och behöver förnyas. För mer information se kommunens Upphandlingsplan.

    Kartlägga

    Kartläggning av nuläget utifrån identifierat behov, undersöka marknad och förutsättningar.

    Analysera

    En analys görs av det önskade läge utifrån marknad och förutsättningar. Här omfattas även att identifiera risker. I detta steg tas en analys och resultatrapport fram som ligger till grund för upphandlingen.

  • Fasen upphandla – Inköpsprocessen

    +

    Upphandla

    Inköp genomför upphandlingar av specifika varor eller tjänster. Inköp upphandlar även ramavtal. Alla upphandlingar görs alltid i nära samarbete med kommunens förvaltningar och verksamheter.

    Skapa upphandlingsdokument 

    I detta steg omvandlas behov till krav och villkor som ligger till grund för upphandlingen. 

    Annonsera 

    Upphandlingsdokumentet tillgängliggörs för anbudsgivare. Upphandlingens värde avgör om den annonseras nationellt eller inom EU samt vilken tidsperiod den finns tillgänglig. 

    Kvalificera och utvärdera 

    Inkomna anbud granskas i enlighet med upphandlingsdokumentet. 

    Tilldela 

    Det vinnande anbudet utses och anbudsgivarna informeras.   

    Ingå avtal 

    Kommunen och leverantör signerar avtal. 

  • Fasen realisera – Inköpsprocessen

    +

    Realisera

    I fasen realisera är avtalet undertecknat och arbetet med att implementera, förvalta och följa upp avtalet. I denna fas är avtalsrelationen med leverantören i fokus.

    Införa

    Detta steg omfattar att göra avtalet tillgängligt för beställning och fakturahantering. Varor och tjänster läggs upp i e-handeln och blir därmed beställningsbara.

    Förvalta avtal och följa upp avtal

    Vid förvaltning och uppföljning av avtalet säkerställer man att leveransen motsvarar det man har upphandlat och avtalat om. Detta sker löpande under hela avtalsperioden, både vid planerad avtalsuppföljning men även på förekommen anledning.

    Avsluta avtal

    Avtalet avslutas och arkiveras.

Kontakta gärna

Vill du veta mer om hur vi jobbar eller hur du kan vara med i våra upphandlingar framöver? Kontakta oss via upphandling@kungsbacka.se eller ring 0300-83 50 45.